Conformità GDPR
Ultimo aggiornamento: 26 luglio 2026
Indice
1. Il nostro impegno per il GDPR
Email Validator, gestito da N-Software, è pienamente impegnato a rispettare il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) (Regolamento (UE) 2016/679) e le leggi nazionali applicabili in materia di protezione dei dati degli Stati membri dell'UE. Abbiamo progettato il nostro Servizio, la nostra infrastruttura e le nostre pratiche di trattamento dei dati secondo i principi di privacy by design e privacy by default.
2. Ruoli di titolare e responsabile del trattamento
Ai sensi del GDPR, il rapporto con noi dipende dalla natura dei dati:
- Tu (il nostro cliente) sei il Titolare del trattamento per le liste di indirizzi email che carichi per la verifica. Sei tu a determinare le finalità e le modalità del trattamento di tali indirizzi email.
- Noi (N-Software / Email Validator) agiamo come Responsabile del trattamento per le liste di indirizzi email che carichi. Trattiamo questi indirizzi email esclusivamente sulla base delle tue istruzioni, per fornire il servizio di verifica delle email.
- Agiamo come Titolare del trattamento autonomo per le informazioni del tuo account (email, nome, dati di fatturazione), che trattiamo per nostri scopi amministrativi e legali, sulla base giuridica descritta nella nostra Informativa sulla privacy.
3. Accordo sul trattamento dei dati (DPA)
Ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, è richiesto un Accordo sul trattamento dei dati (DPA) tra il Titolare e il Responsabile del trattamento. Il nostro DPA è automaticamente incorporato nei nostri Termini di servizio e comprende i seguenti elementi richiesti dal GDPR:
- Oggetto e durata del trattamento: verifica delle email per la durata del tuo abbonamento o del consumo di crediti.
- Natura e finalità del trattamento: verifica a livello SMTP, rilevamento di catch-all, identificazione di email temporanee e correzione di errori di digitazione.
- Tipo di dati personali: solo indirizzi email.
- Categorie di interessati: destinatari presenti nelle tue liste di email.
- I tuoi obblighi come Titolare: assicurati di avere una base giuridica lecita per il trattamento degli indirizzi email che ci fornisci.
- I nostri obblighi come Responsabile:
- Trattare i dati solo sulla base delle tue istruzioni documentate
- Garantire la riservatezza del personale autorizzato al trattamento
- Adottare misure tecniche e organizzative di sicurezza adeguate
- Assistere l'utente nelle richieste di accesso ai dati degli interessati
- Informare l'utente di eventuali violazioni dei dati senza ingiustificato ritardo
- Eliminare o restituire tutti i dati personali al termine del servizio
- Mettere a disposizione tutte le informazioni necessarie per dimostrare la conformità
DPA incluso per impostazione predefinita
Utilizzando il nostro Servizio, il tuo DPA è già coperto. Per un normale utilizzo non sono richiesti documenti aggiuntivi né un accordo firmato. Per i clienti enterprise che richiedono un DPA sottoscritto separatamente, ti invitiamo a contattarci (vedi la sezione 9 qui sotto).
4. Sub-responsabili del trattamento
Per erogare il Servizio utilizziamo i seguenti sub-responsabili del trattamento. Tutti i sub-responsabili sono conformi al GDPR e vincolati contrattualmente a obblighi di protezione dei dati equivalenti:
| Sub-responsabile | Finalità | Dati accessibili | Ubicazione |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting cloud (server principale) | Tutti i dati memorizzati (database, file) | Francoforte, Germania 🇩🇪 |
| Lemon Squeezy, LLC | Elaborazione dei pagamenti (Merchant of Record) | Metadati degli ordini, e-mail | Stati Uniti 🇺🇸 (certificato DPF) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Invio di e-mail transazionali | Indirizzo e-mail, nome | Francia 🇫🇷 / UE |
| noez.de (Manuel Pfeiffer) | Relay SMTP / transito IP | Solo traffico SMTP in transito | Germania 🇩🇪 |
| Verifly | Convalida e-mail specifica per Yahoo | Indirizzo e-mail (temporaneo) | Stati Uniti 🇺🇸 |
Comunicheremo ai clienti qualsiasi modifica all'elenco dei nostri sub-responsabili tramite e-mail o notifica nell'app. I clienti possono opporsi a un nuovo sub-responsabile entro 14 giorni dalla notifica.
5. Misure tecniche e organizzative (TOMs)
Ai sensi dell'articolo 32 del GDPR, adottiamo le seguenti misure tecniche e organizzative di sicurezza:
- Crittografia: TLS 1.3 per tutti i dati in transito. Database e archiviazione file a riposo all'interno dell'infrastruttura crittografata di Hetzner.
- Controllo degli accessi: Principio del privilegio minimo. Solo autenticazione basata su chiavi SSH. Nessun accesso al server tramite password.
- Sicurezza applicativa: Hashing delle password con Bcrypt (12 round), protezione CSRF su tutti i moduli, intestazioni Content Security Policy (CSP), X-Frame-Options DENY, intestazioni di protezione XSS.
- Backups: Automated database backups every 10 minutes, replicated to a secondary geographic location. Backup retention: 2 days.
- Monitoring: Health watchdog service alerts on service degradation. SMTP rate limiting to prevent abuse. Automated sysadmin alerts via email.
- Data Minimization: We collect only the minimum data necessary to provide the Service. Password resets use time-limited tokens. API keys can be revoked and regenerated at any time.
- Incident Response: Defined procedures for detecting, reporting, and investigating data breaches. Customers notified without undue delay (within 72 hours of awareness).
6. Data Residency & EU Hosting
All customer data and verification processing is hosted in Frankfurt, Germany — fully within the European Union. We do not transfer personal data outside the EU/EEA in our core operations. The one exception is Verifly (used for Yahoo email validation), which is based in the US. Our agreement with Verifly incorporates the EU Standard Contractual Clauses (SCCs) as an appropriate safeguard per Article 46 GDPR.
7. Data Breach Notification
In the event of a personal data breach, we will:
- Notify affected customers without undue delay and no later than 72 hours after becoming aware of the breach.
- Provide a description of the nature of the breach, the categories and approximate number of data subjects affected, the likely consequences, and the measures taken or proposed to address the breach.
- Cooperate fully with customers to meet their Article 33 and 34 notification obligations to supervisory authorities and data subjects.
8. Data Protection Officer
As a small organization, N-Software is not currently required to formally appoint a Data Protection Officer under Article 37 GDPR. However, we have designated a privacy contact who serves this function:
- Email: privacy@email-validaton.com
- Response time: Within 48 hours
EU residents may also lodge complaints with their local data protection supervisory authority. A list of EU supervisory authorities is available at edpb.europa.eu.
9. Request a DPA
For enterprise customers requiring a separately signed Data Processing Agreement, or for any questions about our GDPR compliance program, contact us at privacy@email-validaton.com. We will respond within 2 business days.